Justiça no evento da Comissão Europeia "eArchiving in Portugal"

A preservação digital foi o foco do evento “eArchiving in Portugal”, promovido pela Comissão Europeia. A Secretaria-Geral do Ministério da Justiça (SGMJ) e o Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IFGEJ) participaram com uma apresentação conjunta, na qual abordaram as estratégias de implementação para a garantir a preservação da informação digital a longo prazo.

A apresentação já se encontra disponível no YouTube da Secretaria Geral do Ministério da Justiça, permitindo a todos conhecerem os três sistemas (Sistema de Gestão Documental, Sistema de Gestão do Património Cultural e Sistema de Preservação Digital) que estão a ser implementados na Justiça, refletindo o nosso compromisso com a preservação digital.

Este evento, realizado em colaboração com a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) e a Iniciativa eArchiving, proporcionou uma plataforma abrangente para a discussão da preservação e do arquivo digital em Portugal.

Um dos principais focos do evento foi a apresentação do enquadramento legal vigente para o arquivo digital, conduzida pela DGLAB. Esta sessão revisitou os regulamentos essenciais e os requisitos de conformidade, visando proporcionar maior clareza às instituições responsáveis pela gestão de arquivos digitais.

Os participantes também tiveram a oportunidade de conhecer experiências de organizações que enfrentaram com sucesso os desafios do arquivo digital, através da apresentação de três casos de estudo nacionais com desafios de preservação digital.

A apresentação dos casos de estudo iniciou-se com “O Repositório Clínico Digital (RCD) da ULS de São João”, que traçou a evolução do Repositório Clínico Digital do Hospital de São João desde a sua criação em 1959 até ao seu mais recente desenvolvimento a partir de 2016, com o estabelecimento do Centro de Gestão da Informação. Sob o princípio orientador de “trazer o arquivo clínico para o século XXI”, este caso de estudo evidenciou o compromisso do hospital na manutenção de um repositório digital de registos clínicos, reforçando o seu papel crítico na área da saúde. O serviço garante que os profissionais de saúde tenham acesso contínuo ao histórico dos pacientes, um aspeto fundamental para a prestação de cuidados médicos precisos e eficazes.

O estudo destacou ainda a abordagem estratégica ao arquivo: a definição dos documentos a preservar, quando arquivá-los e como estruturar o processo. Desde o momento em que um paciente dá entrada na unidade de cuidados urgentes até ao processamento final da documentação de alta médica, o repositório desempenha um papel vital na garantia da continuidade e qualidade dos cuidados prestados.

O segundo caso de estudo nacional, “Da Produção à Preservação da Informação na Justiça – Um Caso de Estudo do Ministério da Justiça”, mostrou como o Ministério da Justiça em Portugal está a avançar na preservação digital, através de uma estratégia de gestão do ciclo de vida da informação. Ainda numa fase inicial de desenvolvimento, esta iniciativa visa estabelecer uma abordagem estruturada para a produção, disseminação e preservação a longo prazo de informação de arquivo digital, com uma forte ênfase na supervisão e curadoria em todas as fases.

Durante a apresentação, foi exposto o enquadramento interno que orienta as decisões sobre o que preservar, como preservar e as preocupações mais amplas relacionadas com o arquivo digital. A equipa do projeto também forneceu informações sobre o sistema de preservação digital atualmente em uso, detalhando os processos operacionais que sustentam o seu funcionamento. Um dos temas centrais da discussão foi a segurança da informação e da infraestrutura. A iniciativa reflete um compromisso crescente com a garantia da longevidade e integridade do arquivo digital dentro do Ministério.

O terceiro caso de estudo nacional, Arquivo.pt, reafirmou o seu objetivo primordial: “promover a preservação do conteúdo disponível na internet nacional, garantindo o seu acesso à comunidade científica e ao público em geral”. No centro deste serviço encontra-se a preservação digital de páginas web ao longo da história, abrangendo o período de 1990 a 2025. A relevância da iniciativa como complemento às orientações eArchiving foi evidenciada, tendo sido discutidos cenários em que uma solução deste tipo pode complementar essas diretrizes, criando um portfólio de soluções muito poderoso para os municípios.

Adicionalmente, especialistas da Iniciativa eArchiving demonstraram como o seu trabalho apoia tantas entidades públicas como privadas envolvidas na preservação digital. As suas apresentações abordaram questões técnicas comuns e apresentaram ferramentas e metodologias concebidas para otimizar os processos de arquivo e preservação digital.

O workshop reuniu assim um grupo diversificado de partes interessadas, incluindo municípios, organismos da administração pública central, consultores e fornecedores de tecnologia. Ao fomentar discussões entre legisladores, profissionais e especialistas do setor, o evento contribuiu para a construção de uma rede mais sólida de profissionais dedicados ao avanço do arquivamento digital em Portugal.

O evento contou com 275 participantes "online" e 36 presencialmente.

Veja o vídeo da apresentação aqui.

Saiba mais sobre a nossa participação neste evento, clicando na notícia publicada pelo IGFEJ aqui.